Förstå och konfigurera samtalsdirigering

Oavsett om det är ett större team eller helt enkelt att hålla arbetet åtskilt från ditt personliga liv, låter Call Routing dig se till att samtal landar på rätt plats varje gång. Detta kommer att hjälpa dig att påskynda väntetiderna, säkerställa att dina kunders upplevelse är den bästa och i slutändan minska kostnaderna genom att skapa den mest effektiva vägen.

Tilldela nummer till användare

Det första steget i att konfigurera samtalsdirigering är att tilldela ett nummer till en användare inom CRM. Denna uppgift är avgörande eftersom den dikterar den primära vägen ett inkommande samtal tar.

Hur man tilldelar

Navigera till avsnittet Min personal i CRM-inställningarna och välj en användare som du vill tilldela ett nummer.

I användarens inställningar, leta reda på inställningarna för samtal och röstbrevlåda och tilldela användaren ett tillgängligt nummer. Observera att varje nummer endast kan tilldelas en användare, vilket säkerställer en en-till-en-relation.

Att tilldela ett nummer till en användare är särskilt användbart för direkta linjer eller personliga nummer där du vill att alla samtal ska nå en specifik individ, utan att gå förbi alla andra dirigeringsregler.

Routing baserat på användartilldelning

Om ett nummer inte är tilldelat till en användare, kontrollerar CRM om det inkommande samtalets kontakt är tilldelad en användare. Om så är fallet, dirigeras samtalet till den användarens telefonnummer.

Se till att kontakter i CRM tilldelas specifika användare baserat på ditt operativa arbetsflöde.
Kontrollera att användare har giltiga telefonnummer i sina användarprofiler för att ta emot samtal.

Denna inställning är idealisk för sälj- eller supportteam där potentiella kunder eller kunder hanteras av specifika kontorepresentanter. Det säkerställer att kontakter enkelt kan nå sin utsedda kontaktpunkt.

Vidarekopplingsnummer och ej tilldelade samtal

I de fall ett nummer inte är tilldelat en användare och kontakten inte har någon användartilldelning, dirigerar CRM samtalet till ett fördefinierat vidarekopplingsnummer.

Hur man konfigurerar

Gå till fliken Telefonnummer i avsnittet Telefonsystem i din CRM-inställningar, klicka på de tre prickarna och välj alternativet Redigera konfiguration.

Ställ in eller verifiera vidarekopplingsnumret som otilldelade samtal ska dirigeras till på fliken Vidarekoppling.

Den här konfigurationen är användbar för allmänna förfrågningar eller när en kontakt inte har en specifik kontorepresentant. Det säkerställer att inga samtal blir obesvarade, dirigerar till en allmän reception eller kundtjänst.

Felsökningstips

Om samtal inte dirigeras som förväntat, kontrollera nummertilldelningarna under avsnittet användarhantering.
Kontrollera att kontakter är korrekt tilldelade till användare och att användare har giltiga telefonnummer för att ta emot samtal.
Se till att vidarebefordringsnumret är korrekt inställt och fungerar.

Vanliga frågor (FAQs)

F: Kan ett nummer tilldelas flera användare?

S: Nej, varje nummer kan bara tilldelas en användare för att upprätthålla en tydlig ruttväg.

F: Vad händer om en användare inte har ett telefonnummer i sin profil?

S: Samtal avsedda för den användaren kommer inte att kunna ansluta. Se till att alla användare har giltiga telefonnummer i sina profiler.

F: Kan jag ändra vidarekopplingsnumret?

S: Ja, du kan uppdatera vidarekopplingsnumret när som helst för att omdirigera dit otilldelade samtal dirigeras.