Så konfigurerar du dokumentsignering med flera mottagare
När du driver ett företag kan det vara tidskrävande och felbenäget att få dokument signerade av flera personer. Signering med flera mottagare är utformad för att förenkla denna process genom att låta dig tilldela specifika delar av ett dokument till olika personer.
Istället för att hantera flera dokument skickar du ett enda dokument, och varje mottagare får en säker, personlig länk som guidar dem till sina tilldelade avsnitt för signering.
Viktiga fördelar med stöd för signering med flera mottagare
Med signering med flera mottagare kan du tilldela olika signaturfält inom ett enda dokument till flera mottagare. Detta minskar behovet av separata dokument och sparar tid.
Varje undertecknare får också en personlig länk som guidar dem till sina tilldelade avsnitt, vilket gör processen både intuitiv och säker. Slutligen, för att säkerställa säkerhet och ansvarsskyldighet, spåras varje signaturåtgärd med detaljer som IP-adress, plats och datum/tid för alla undertecknare.
Skapa ett dokument
För att komma igång, gå till avsnittet Betalning i ditt CRM, hovra över rullgardinsmenyn Dokument och kontrakt och klicka på Alla dokument och kontrakt.
Där kan du antingen skapa ett nytt dokument genom att klicka på knappen +Ny eller redigera ett utkast som skapades tidigare.
Tilldela signaturer
När du är i dokumentet, klicka på ”+“-ikonen uppe till vänster för att lägga till ett signatur-element i ditt dokument. Du kan sedan lägga till din föredragna klient i avsnittet Egenskaper som visas till höger om dokumentet.
Lägga till mottagare
För att lägga till mottagare, klicka på Personikonen. Använd rullgardinsmenyn Primär klient för att välja primär mottagare eller ta bort dem genom att klicka på Papperskorg-ikonen. För att inkludera ytterligare mottagare, klicka på knappen +Lägg till fler mottagare, vilket gör det möjligt för flera personer att signera dokumentet.
📌OBS: En faktura genereras automatiskt för primär klient när alla parter accepterar eller signerar dokumentet.
Dokumentsignering med flera mottagare är en kraftfull funktion som förenklar signeringsprocessen, ökar effektiviteten och förbättrar säkerheten.
Genom att använda denna funktion sparar du tid och säkerställer noggrannhet i din dokumenthantering. Oavsett om du samlar in signaturer från klienter, partners, interna teammedlemmar eller flera mottagare.
Viktiga anmärkningar
- Varje mottagare, inklusive affärsanvändaren som skickar förslaget, får en unik länk för sina utsedda signatur-element.
- Mottagare kan sedan säkert signera sina respektive dokumentdelar med dessa länkar.
- När signeringsprocessen är slutförd av alla deltagare genereras en signerad PDF-kopia av dokumentet.
- Ett signaturcertifikat skapas också, som fångar viktig information som IP-adress, plats och signeringsdatum/tid för alla mottagare.
Felsökning och vanliga frågor
F: Vad händer om en mottagare inte fick sin signeringslänk?
- S: Verifiera den angivna e-postadressen och skicka länken igen. Se till att mottagaren kontrollerar sin skräppost- eller skräpmapp.
F: Kan jag ändra primär mottagare efter att dokumentet skickats?
- S: När ett dokument har skickats kan primär mottagare inte ändras. Se till att rätt primär mottagare väljs innan du skickar.
F: Hur säkra är signeringslänkarna?
- S: Signeringslänkarna är krypterade och unikt genererade för varje mottagare, vilket säkerställer en säker och privat signeringsprocess.