Lägga till anpassade fält för dokument och kontraktssignering
Anpassat fältstöd i CRMs dokument- och kontraktsredigerare ger en ny nivå av flexibilitet som hjälper företag att effektivisera sina processer.
Med den här funktionen kan du lägga till specifika textfält i alla dokument, vilket möjliggör en enkel signeringsupplevelse. Det är ett avgörande verktyg för branscher som fastigheter, juridiska tjänster eller alla företag som hanterar många kontrakt.
Vad kan Custom Field Support göra för dig?
- Du kan enkelt infoga textfält i dokument utan att störa det övergripande flödet. Oavsett om du anpassar ett hyresavtal, ett serviceavtal eller ett försäljningsförslag, tillåter dessa fält för smidig datainmatning.
- Behöver du specifik information i en viss del av dokumentet? Med anpassade fält kan du placera dessa textrutor var som helst, vilket ger dig full kontroll över dokumentets struktur.
- Tilldela fält direkt till relevanta personer. Om du till exempel arbetar på ett kontrakt med flera undertecknare kan du se till att varje part slutför sitt specifika avsnitt, effektivisera processen och förbättra noggrannheten.
Åtkomst till funktionen
För att komma igång, navigera till fliken Betalningar i den vänstra navigeringsmenyn och för muspekaren över rullgardinsmenyn Dokument och kontrakt, klicka sedan på Alla dokument och kontrakt. På den fliken väljer du knappen +Ny för att skapa ett Nytt dokument eller redigera ett befintligt.
Lägga till textfält och anpassade fält
I dokumentbyggaren klickar du på ikonen “+” och drar och släpper “Textelement” i dokumentet från de tillgängliga alternativen.
OBS: Den anpassade fältikonen visas endast när textelementet finns på sidan.
Tilldela mottagare
För att lägga till mottagare klicka på personikonen. I rullgardinsmenyn Primära klienter väljer du de klienter som du vill tilldela det specifika textfältet.
Lägga till signaturer och datumfält
För att lägga till signaturer och datum, klicka på ikonen ”+” och dra och släpp signatur- och datumelementen. Du kan ställa in tillgängliga datum till dagens datum eller framtida datum.
Förhandsgranska och justera
Innan du skickar dokumentet, förhandsgranska det för att kontrollera om allt är på plats. Du kan göra eventuella justeringar av placeringen av textfält och se till att tilldelningarna är korrekta. När du är nöjd fortsätter du med att skicka ut den.
Nedan ser du hur dokumentförhandsgranskningen ser ut.
Du kan antingen skicka den via e-post eller dela länken med klienten på din föredragna meddelandekanal.
Genom att följa dessa steg kan du effektivt anpassa dina leasingdokument, kontrakt och mer, vilket gör signeringsprocessen mer effektiv och felfri.
Praktiskt exempel
Anta att du är en organisation som hanterar olika typer av avtal, som kontrakt eller serviceavtal. Med anpassat fältstöd kan du designa mallar som inkluderar specifika, ifyllbara fält som är skräddarsydda för varje inblandad part.
Du kan till exempel skapa fält där olika deltagare, till exempel kunder eller partners, kan lägga till sin information – som kontaktuppgifter, villkor eller datum – direkt i dokumentet. Denna inställning fångar all viktig information utan att kräva manuella justeringar, vilket säkerställer effektivitet, noggrannhet och överensstämmelse med nödvändiga standarder.
Felsökning och vanliga frågor
F: Kan jag flytta textfälten efter att ha tilldelat dem till en mottagare?
- A: Ja, du kan justera placeringen av textfält även efter att ha tilldelats dem. Se till att förhandsgranska dokumentet för att bekräfta att fälten är korrekt placerade.
F: Vad händer om en mottagare fyller i fel fält?
- A: CRM möjliggör enkel korrigering av sådana fel. Mottagarna kan instrueras att rensa den felaktiga inmatningen och fältet kan omtilldelas eller korrigeras efter behov.
F: Hur många textfält kan jag lägga till i ett dokument?- A: Det finns ingen fast gräns för antalet textfält du kan lägga till. Men för tydlighetens skull och för att göra det lättare att fylla i, är det lämpligt att endast inkludera de nödvändiga fälten.