Göra grupper privata/offentliga i Communities
Privata grupper är specialiserade communities med begränsad åtkomst, avsedda för konfidentiella diskussioner och samarbete. Som en viktig del av communityhantering erbjuder privata grupper flera funktioner. Ägare och administratörer kan skapa och hantera dessa grupper och omvandla vanliga grupper till privata.
Hur ställer man in gruppprivatliv i Communities?
För att gå med i en privat grupp måste medlemmar begära åtkomst, som administratörer eller ägare måste godkänna. Privata grupper kan växla mellan offentlig och privat status. Oavsett om det gäller intern kommunikation inom ett företag, exklusivt communityengagemang eller fokuserat samarbete ger privata grupper ett säkert och organiserat utrymme för medlemmar att knyta kontakter och interagera.
Funktionerna ovan kompletteras av ett användarvänligt gränssnitt där ägare och administratörer enkelt kan växla mellan grupptyper, anpassa varumärke och styra synlighet för personer utanför gruppen.
Användningsfall
Användningsfall | Beskrivning |
|---|---|
Konfidentiella diskussioner | Privata grupper låter medlemmar föra konfidentiella och säkra diskussioner och säkerställer att endast behöriga personer kan ta del av det delade innehållet. |
Fokuserat samarbete | Idealiskt för fokuserat samarbete mellan teammedlemmar kring specifika projekt, ämnen eller uppgifter där externa distraktioner behöver minimeras. |
Medlemsförfrågan och godkännande | Privata grupper möjliggör kontrollerad inträde där intresserade medlemmar måste begära att gå med, och endast administratörer eller ägare kan granska och godkänna dessa förfrågningar. |
Övergång från offentlig till privat grupp | Grupper kan omvandlas från offentliga till privata, vilket begränsar framtida innehåll till nuvarande medlemmar. Privata grupper kan också bli offentliga och då godkänns alla förfrågningar automatiskt. |
Anpassad rollhantering | Med roller som Owner, Admin och Contributor möjliggör privata grupper strukturerad communityhantering och låter dig anpassa behörigheter och ansvar för medlemmar. |
Så använder du funktionen
Att använda privata grupper innebär flera steg och funktioner. Här är en steg-för-steg-guide:
Öppna din grupp
För att öppna gruppen går du till avsnittet Communities under fliken Memberships och klickar sedan på alternativet Groups i rullgardinsmenyn.
Klicka sedan på knappen “Login” som hör till din grupp.
Administratörer och ägare kan justera gruppinställningarna för att göra gruppen privat, perfekt för konfidentiella diskussioner. Inne i gruppområdet klickar du på knappen Settings.
I avsnittet Details kan du växla gruppen till Public/Private genom att välja önskat alternativ och sedan klicka på Save.
Att växla från Public till Private säkerställer att endast nuvarande medlemmar kan se tidigare innehåll. Att växla från Private till Public godkänner automatiskt alla medlemsförfrågningar.
Gruppsynlighet
Access for Non-Group Members: Du kan välja att göra gruppen synlig för icke-medlemmar. Den här inställningen styr om icke-medlemmar i gruppen, som har åtkomst till andra grupper i underkontot, kan se din grupp i gruppväxlaren uppe till vänster eller inte.
Medlemshantering
Intresserade medlemmar kan klicka på gruppens URL och begära att gå med. Begärknappen bör då visa “Membership Pending”
Administratörer och ägare kan granska och godkänna eller avslå förfrågningar under avsnittet “Members” på fliken “Request”.
Privata grupper ger administratörer och ägare större kontroll över vem som deltar i communityn och vilka ämnen som diskuteras. Nu när du vet hur du gör en grupp privat kan du använda dem till exempelvis researchgrupper, kundsamarbeten med mera.