Så hanterar du dubbletter av kontakter
Korrekt och organiserad kontaktdata är grunden för effektiv kommunikation och smidig systemprestanda. Med verktyget för dubbletthantering kan du ta kontroll över din kontaktdatabas – snabbt hitta, granska och lösa dubblettposter. Det sparar tid och säkerställer att din data förblir ren, konsekvent och redo att stödja din affärsutveckling.
Identifiera och granska dubbletter
Börja med att öppna avsnittet Kontakter och klicka på Hantera dubbletter via ikonen med tre prickar.
Välj sedan den identifierare du vill använda för att hitta dubbletter – e-post, telefonnummer eller namn.
📌Obs: Dubblettdetektering gäller för närvarande enbart primär e-post och primärt telefonnummer.
När du har valt genererar systemet en lista med dubblettposter grupperade efter din valda identifierare. Du kan expandera varje post för att se detaljer och bedöma vilka poster som ska slås samman eller exkluderas.
📌 Obs: Systemet visar upp till 10 000 dubblettposter åt gången för granskning.
Lösa dubbletter
Om du är kontoadministratör kan du effektivt hantera dubblettposter med följande granskningsalternativ:
- Avvisa: Exkludera namn, telefonnummer eller e-postadresser från framtida sökningar.
- Granska: Se ytterligare detaljer och bekräfta vilka poster som ska behållas eller slås samman.
- Slå samman: Jämför upp till 10 poster och konsolidera kontaktinformation till en enda masterpost. Processen kombinerar automatiskt all relaterad data – inklusive e-post, telefonnummer, affärsmöjligheter, taggar, anteckningar, uppgifter och bokningar – till en komplett, enhetlig profil.
Proaktiv dubbletthantering hjälper till att bevara datans noggrannhet och integritet. Genom att regelbundet identifiera och slå samman överlappande poster säkerställer du ett smidigare arbetsflöde, bättre rapporteringsnoggrannhet och mer effektiv kommunikation med dina kontakter.
Felsökningstips
Problem | Möjlig orsak | Lösning |
|---|---|---|
"Inga dubbletter hittades" | Sökkriterierna är för begränsade | Prova att byta till ett annat kriterium, t.ex. Telefon eller Namn. |
"Gräns nådd (10/10)" | För många poster valda | Slå samman de första 10 posterna och återvänd sedan för att slå samman nästa uppsättning. |
"Knappen Slå samman inaktiverad" | Bekräftelse inte ikryssad | Kryssa i rutan märkt "Jag förstår att detta inte kan ångras". |
Alternativet Slå samman saknas | Användaren har inte Admin-behörighet | Kontakta din Admin för att begära åtkomst. |
Vanliga frågor
F: Vad händer om min inställning “Tillåt dubbletter av kontakter” är PÅ?
- Även med denna inställning aktiverad kan dubbletter fortfarande skapas via formulär eller Zapier. Sökningen Hantera dubbletter upptäcker dessa dubbletter senare så att du kan slå samman dem manuellt.
F: Kan jag ångra en sammanslagning?
- Nej, sammanslagningar är permanenta. Granska alltid och bekräfta fältval i Smart Merge Preview innan du slutför.
F: Försvinner konversationer, affärsmöjligheter eller bokningar vid en sammanslagning?
- Nej. Alla relaterade objekt överförs till masterposten vid sammanslagning, förutsatt att de inte avmarkeras under granskningen.
F: Hur ofta bör jag köra en dubblettsökning?
- För konton med hög volym rekommenderas veckovisa sökningar. Andra kan välja att söka månadsvis eller efter bulkimport.