Funnelbud kunskapshubb Funnelbud

Fortnox Integration

Översikt:

Fortnox-integrationen med FunnelBud låter dig automatiskt synkronisera dina kunder, fakturor och produkter mellan båda systemen. Detta säkerställer att din affärsdata alltid är uppdaterad, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar antalet fel.

Med den här guiden lär du dig:

✅ Hur du ansluter ditt Fortnox-konto till FunnelBud.

✅ Vilken data synkroniseras och hur ofta den uppdateras.

✅ Hur man felsöker vanliga problem.

Så fungerar det:

Ansluter Fortnox:

Att ansluta Fortnox är en enkel 3-stegsprocess:

  1. Logga in på ditt FunnelBud-konto
  2. Klicka på Integrationer högst upp på sidan.
  3. Klicka på “Integrera Fortnox” och följ stegen för att återansluta ditt konto.

Startar synkroniseringen

När du har följt stegen för att integrera Fortnox med FunnelBud kommer poster att börja synkroniseras. Tiden det tar beror på hur mycket data som behöver synkroniseras. Detta tar vanligtvis allt från 10 minuter till lite över 1 timme.

Här är en sammanfattning av vad som kommer att synkroniseras, beroende på din kontoplan:

Planuppgradering:

Användare på CRM Pro-planen eller de som nyligen har uppgraderat kommer att se ett popup-meddelande på integrationssidan som uppmanar dem att inaktivera aviseringar (detta förhindrar automatiska meddelanden att skickas ut till Kontakter och Användare för nya synkroniserade fakturor). Om du klickar på knappen “Inaktivera aviseringar” stängs dessa aviseringar automatiskt av. Därefter synkroniseras en inledande grupp av sex fakturor. För detaljerade steg för fakturasynkronisering, se fakturor.

----------------------------------------------------------------

Vad kommer att synkroniseras (detaljerat):

Kontakter:

  1. Fortnox > FunnelBud: Alla kunder (företag och privat) kommer att synkroniseras från Fortnox till FunnelBud
  2. FunnelBud > Fortnox: Kontakter synkroniseras endast till Fortnox när fakturor skapas för dem, eller om du manuellt klickar på knappen “Synkronisera med Fortnox”.

När kontakter synkroniseras får de taggen “fortnox-sync”. Ta inte bort den här taggen från ditt konto. För kontakter läggs all information som läggs till i något av systemen till i det andra systemet om det inte redan finns. Om informationen finns kommer den INTE att skrivas över.

Produkter:

  1. Fortnox > FunnelBud: Alla produkter kommer att synkroniseras
  2. FunnelBud > Fortnox: Alla produkter kommer att synkroniseras

Fakturor:

  1. Fortnox > FunnelBud: Alla betalda + obokade (utkast) fakturor synkroniseras
  2. FunnelBud > Fortnox: Endast utkast. Ej delvis betald / helt betald

Om du vill synkronisera fakturor och produkter utan att uppgradera din plan, kontakta supporten för prissättning.

Hur ofta synkroniseras poster?

FunnelBud > Fortnox: Kontakter, produkter och fakturor kommer vanligtvis att synkroniseras inom 1 minut efter att en ändring äger rum

Fortnox > FunnelBud: Kontakter, produkter och fakturor synkroniseras en gång var 24:e timme.

Vissa poster kommer inte att importeras av olika anledningar - se Synkroniseringsundantagen nedan.

Synkroniserade fält:

Kontakter:

Lägg till rad ovanLägg till rad nedanTa bort radLägg till kolumn till vänsterLägg till kolumn till högerTa bort kolumnFunnelBudFortnoxFörnamn + EfternamnNamn *E-postE-postTelefon 1GatuadressFakturaadress + Fakturaadress 2 **StadStadLandLandPostkodPostkodPostkodPostkodtypCtn

* Om kontakten skapas i FunnelBud, läggs Förnamn + Efternamn samman för att skapa namnet i Fortnox. Om kontakten skapas i Fortnox, synkroniseras Namn med Förnamn i FunnelBud.** Om kontakten skapas i FunnelBud, synkroniseras gatuadress med fakturaadress. Om kontakten skapas i Fortnox, kombineras Fakturaadress + Fakturaadress 2 till Gatuadress.

Undantag för kontaktsynkronisering

I många fall kommer dina kontaktadresser att vara automatiserade inkorgar avsedda för hantering av fakturor (t.ex. inbox.lev.12345@arkivplats.se). Om e-postadressen finns i listan över domäner nedan (de vanligast använda fakturahanteringstjänsterna), kommer kontakter att skapas men e-postadressen förblir tom. Detta för att förhindra att marknadsföringsmail skickas till postlådor för automatisk fakturahantering och för att säkerställa att vi kan importera alla kontakter utan att skapa dubbletter.

Fakturasynkronisering

Fakturasynkroniseringsprocessen börjar med en inledande grupp av sex fakturor (tre betalda och tre obetalda), som vanligtvis slutförs inom två timmar. När dessa fakturor har synkroniserats kommer ett popup-fönster på integrationssidan att uppmana användaren att godkänna och synkronisera nästa batch med 20 fakturor. När du har godkänt och synkroniserat dessa, kommer ett sista popup-fönster att visas där du kan synkronisera alla återstående fakturor.

Lägg till rad ovanLägg till rad nedanTa bort radLägg till kolumn till vänsterLägg till kolumn till högerTa bort kolumnComponentFunnelBudFortnoxFakturaUtgivningsdatumFakturadatumFakturaFörfallodatumFakturaFakturaIDextern fakturareferensFakturaProdukt (varje produkt)NamnNamnProdukt (varje produkt)Deskript (Program)Produkt (Produkt)Deskript (Program) produkt)VATVAT / MOMS

Fakturasynkroniseringsanteckningar/undantag

Förfallodatum ska inte ses som korrekta. FunnelBud kan för närvarande inte representera fakturor med förfallodatum i det förflutna - därför kommer fakturor med ett förfallodatum i det förflutna att importeras med förfallodatumet satt till importdagen.

Skatt: Endast fakturor med giltiga skatteprocent kommer att kunna synkronisera från FunnelBud till Fortnox - du kan se detta i Fortnox under Inställningar > Bokföring > Moms (standard är 0%, 6%, 12% och 25%). Om du behöver ytterligare momstyper av någon anledning kan du lägga till ytterligare skatteprocent i Fortnox.

Fortnox till FunnelBud: Synkroniseringen kommer endast att försöka synkronisera betalda och obokade fakturor från Fortnox till FunnelBud. Dessutom kan vi inte representera fakturor korrekt i vissa fall – dessa fakturor kommer inte att importeras alls för att undvika att felaktiga fakturor skapas. Fakturor synkroniseras inte om någon rad har ett belopp som är mindre än eller lika med 0

Produkter (FunnelBud) / Artiklar (Fortnox):

Lägg till rad ovanLägg till rad nedanTa bort radLägg till kolumn till vänsterLägg till kolumn till högerTa bort kolumnFunnelBudFortnoxTitleNameDescriptionNotesPris*Pris

* Fortnox stöder endast 1 pris per produkt - därför om du skapar produkter med mer än ett pris, synkroniseras endast det första priset. När du skapar fakturor kan du ändra priset på en produkt och det priset kommer att vara det som synkroniseras, även om det skiljer sig från standardpriset på produkten.

FunnelBud till Fortnox:

Fakturor med produkter som lagts till manuellt och inte sparats i FunnelBud kommer att skapas som en produkt i Fortnox, även om du väljer att inte spara den i FunnelBud. Den här produkten synkroniseras sedan tillbaka till FunnelBud. Majoriteten av användarna skapar utkast till fakturor i FunnelBud för granskning och sändning från Fortnox, därför är det viktigt att alla fakturor kan synkroniseras dubbelriktat.

För att undvika att skapa många engångsprodukter i Fortnox rekommenderar vi att du skapar en enda produkt som ska användas för engångsartiklar. Lägg till den här produkten på alla fakturor där du behöver en manuell rad, och ändra helt enkelt beskrivningen och beloppet för produkten för den specifika fakturan.När ett förslag är undertecknat skapas ett utkast till faktura automatiskt.

Viktiga anmärkningar:

Om några fält i FunnelBud har specialtecken, tas de bort innan de synkroniseras med Fortnox för kompatibilitet.

Tillåtna tecken: ! @ # $ % & * _ - + = ; ` ’ : , . ? / \

Ej tillåtna tecken ~ | ^ [ ] { } ( ) ” < > |

Om du har köpt en betald synkroniseringsplan som inkluderar produkter och fakturor, ta inte bort produkter inuti FunnelBud, annars kommer nya fakturor som innehåller dessa produkter inte att kunna importeras i framtiden.

Hur data hanteras efter synkronisering:

  1. Kontakt-/företagsinformation kommer inte att skrivas över efter den första synkroniseringen. Om ny information läggs till i ett system synkroniseras den till det andra systemet om det finns tomma fält, men det kommer inte att skriva över befintlig kontakt-/företagsinformation.
  2. Om du uppdaterade en produkt eller faktura i ett system KOMMER den att synkronisera och ersätta informationen i det andra systemet.

FAQ:

Fråga: Varför synkroniseras inte några av mina kontakter?

Svar: Det kan finnas två anledningar till att vissa kontakter saknas:

Fråga: Vad ska jag göra om mina kontakter inte synkroniseras?

Svar: Vänta upp till 24 timmar, eftersom cron-jobb i bakgrunden hanterar synkroniseringsprocessen. Om dina kontakter fortfarande inte är synkroniserade efter 24 timmar, kontakta supporten för hjälp.

Fråga: Vad ska jag göra om mina fakturor inte synkroniseras?

Svar: Vänta upp till 24 timmar, fakturasynkronisering hanteras av cron-jobb i bakgrunden. Om dina fakturor inte synkroniseras inom 24 timmar, kontakta supporten för ytterligare hjälp.

FunnelBud Internlänk

100%