Hur hanterar man återbetalningar i CRM?
Att hantera återbetalningar i ditt CRM är viktigt för att upprätthålla kundnöjdhet och effektivisera finansiella transaktioner. Här är steg och överväganden för att hantera återbetalningar effektivt i ett CRM.
Integration med betalningsleverantörer
Se till att ditt CRM är integrerat med olika betalningsleverantörer som Stripe, Authorize.net, NMI eller PayPal. Denna integration gör att du kan behandla återbetalningar smidigt över flera betalningsmetoder.
Åtkomst till återbetalningar
För att starta en återbetalning, gå till avsnittet Payments i CRM, öppna fliken Transactions, hitta den specifika transaktion du vill ha och klicka på knappen med tre prickar för att välja alternativet Refund.
Återbetalningar kan göras antingen helt eller delvis beroende på kundens behov.
Fullständiga återbetalningar
Hitta transaktionen du vill initiera återbetalningen för. Efter att du klickat på alternativet Refund öppnas ett fönster. Låt priset vara oförändrat och klicka sedan på återbetalningsknappen. Bekräfta återbetalningen så behandlas den.
Den visas automatiskt i statusfliken som Refunded.
Delvisa återbetalningar
Följ samma mönster som för fullständig återbetalning, men redigera den här gången beloppet manuellt för att återbetala en del av totalsumman, vilket kan vara användbart vid delvisa returer eller justeringar.
Det återspeglas automatiskt under statusfliken som Partially Refunded.
📌Obs: Använd alltid kommentarsfältet i CRM för att dokumentera anledningen eller eventuella anteckningar om återbetalningen för framtida referens.
Spåra återbetalningshistorik
CRM:ets spårningsfunktion loggar alla återbetalningsförsök, inklusive lyckade och misslyckade.
Detta skapar en tydlig historik över återbetalningar för varje transaktion, vilket gör det enkelt att spåra och granska återbetalningsaktiviteter och bidrar till transparens och finansiell noggrannhet.
📌Obs: Du kan justera filtren för att endast visa återbetalda poster, vilket hjälper dig att snabbt hitta specifika återbetalningsposter.
Vanliga scenarier för återbetalningar
Återbetalningar i CRM är utformade för att vara mångsidiga för en rad affärsscenarier:
- Återbetalningar kan snabbt lösa fall där en kund är missnöjd med ett köp eller en tjänst, vilket stärker förtroendet.
- Vid dubbla eller felaktiga debiteringar ger en snabb återbetalning kunden trygghet om korrekt faktureringspraxis.
- När en kund avbokar eller returnerar en vara kan du hantera detta effektivt med CRM:ets återbetalningsfunktion.
- Om en kund missar en rabatt kan delvisa återbetalningar användas för att justera betalningen retroaktivt och säkerställa rättvis prissättning.
Kundkommunikation
Efter att en återbetalning har behandlats är det viktigt att kommunicera med kunden. Informera dem om återbetalningsbeloppet, förväntade behandlingstider och andra relevanta detaljer. God kommunikation kan bidra till att upprätthålla en positiv kundrelation.
Vanliga frågor
F: Var registreras de återbetalda transaktionerna?
- S: Alla lyckade/misslyckade försök att behandla återbetalningar placeras på sidan Transaction Details. Detta hjälper till att hålla koll på återbetalda belopp inom en specifik transaktion.
F: Jag kan inte behandla återbetalningar med Authorize.net; det ger felet “The referenced transaction does not meet the criteria for issuing a credit”
- S: Detta beror troligen på att återbetalningen inte uppfyller betalningsleverantörens kriterier. Authorize.net tillåter endast återbetalning av transaktioner efter 24 timmar från transaktionstidpunkten. Möjligheten att behandla återbetalningar för äldre transaktioner beror på betalningsleverantörens policyer och eventuella specifika tidsbegränsningar. Se betalningsleverantörens riktlinjer eller kontakta deras supportteam för att klargöra återbetalning av äldre transaktioner.
F: Kan jag behandla flera delvisa återbetalningar för en enskild transaktion?
- S: Ja, du kan behandla flera delvisa återbetalningar för en enskild transaktion om det kumulativa återbetalningsbeloppet inte överstiger det ursprungliga transaktionsbeloppet.
F: Stöds Google Pay- och Apple Pay-transaktioner för återbetalningar?
- S: Ja, Google Pay- och Apple Pay-transaktioner och kortbetalningar kan återbetalas från plattformen. Detta återbetalar beloppet till bankkontot som är kopplat till det motsvarande kortet eller Google/Apple-kontot.
F: Hur lång tid tar det innan en återbetalning syns på kundens konto?
- S: Tiden det tar innan en återbetalning visas på kundens konto kan variera beroende på betalningsleverantör och kundens bank. Generellt kan återbetalningen ta fyra till sex arbetsdagar innan den syns på kundens konto.
F: Finns det en gräns för hur många återbetalningar jag kan behandla per dag?
- S: Det finns vanligtvis ingen fast gräns för hur många återbetalningar du kan behandla per dag. Det är dock viktigt att kontrollera med din betalningsleverantör om de har specifika begränsningar eller krav för att behandla återbetalningar.
F: Finns det specifika användarbehörigheter för att behandla återbetalningar? Jag vill inte tillåta vissa av mina affärsanvändare att behandla återbetalningar.
- S: För närvarande är användarbehörigheter inte aktiverade för att behandla återbetalningar. Det bästa sättet att identifiera eventuella återbetalningar inom en transaktion är att titta på transaktionsdetaljerna. Vi har användarspecifika behörigheter på vår att-göra-lista. Företag kan filtrera alla återbetalda transaktioner med det direkta filtret i tabellen Transactions.
