Hur man skapar fakturamallar och skickar dem automatiskt i ett arbetsflöde

Att hantera fakturor behöver inte vara komplicerat. Med anpassningsbara fakturamallar och automatiserade arbetsflöden kan ditt företag enkelt hålla koll på faktureringen samtidigt som du sparar tid.

Skapa och använda fakturamallar

Istället för att manuellt skapa fakturor varje gång kan du konvertera valfri faktura till en återanvändbar mall. Så här gör du:

Konvertera alla fakturor till en mall

För att konvertera en faktura till en mall, gå till fliken betalningar. Håll muspekaren över Fakturor och uppskattningar och klicka på Alla fakturor.

Du kan förvandla en faktura till en mall genom att helt enkelt välja alternativet “Konvertera till mall” på en redan befintlig faktura. Ge din mall ett tydligt, relevant namn så att du enkelt kan hitta den senare.

Mallen kan innehålla alla viktiga detaljer som företagsinformation, logotyper, produktdetaljer, skatter, rabatter och betalningsvillkor.

Mallsida

Du hittar alla dina sparade mallar under avsnittet Fakturor och uppskattningar på sidan Mallar. Härifrån har du full kontroll över varje mall. Genom att klicka på de tre prickarna bredvid en mall kan du:

• Byt namn på det för tydlighetens skull.
• Ändra mallen om detaljer behöver uppdateras.
• Använd den för en engångsfaktura eller återkommande faktura.
• Ta bort alla mallar som inte längre används.

Skapande och integration av arbetsflöde

Du kan integrera dessa mallar i automatiserade arbetsflöden. Detta innebär att fakturor kan skickas automatiskt baserat på vissa åtgärder eller triggers.

Skapa ett nytt arbetsflöde

Börja med att navigera till fliken Automation i det vänstra sidofältet. Därifrån väljer du Arbetsflöden och klickar på + Skapa arbetsflöde för att börja konfigurera en ny process. Du kan antingen välja från ett färdigbyggt recept eller bygga ett arbetsflöde från grunden, beroende på dina behov.

I arbetsflödesprocessen väljer du åtgärden “Skicka faktura” för att lägga till automatisk fakturering i din process.

Arbetsflödesåtgärd

Välj avsändarens uppgifter (vem fakturan kommer ifrån). Välj din föredragna fakturamall från dina sparade mallar. När du har konfigurerat, se till att spara din åtgärd.

Praktiska användningsfall

Denna funktion låter dig automatisera fakturering för olika fall och scenarier. Här är några exempel:

• Skicka fakturor automatiskt efter att en kund bokar ett möte.
• Utlösa en faktura när det finns en statusändring i en möjlighet, som att gå från “förslag” till “kontrakt undertecknat.”
• Bifoga fakturor till specifika åtgärder, som när en ny tagg läggs till en kontakt i din CRM.

Genom att använda anpassade fakturamallar och automatisera dem genom arbetsflöden kan du spara tid och hålla ordning samtidigt som du fokuserar på det som verkligen betyder något – att växa ditt företag.