Hur man skapar automatiska årliga meddelanden i arbetsflöden

Årliga kommunikationsarbetsflöden säkerställer att dina kontakter håller sig engagerade med aktuella och relevanta meddelanden år efter år. Att automatisera denna process sparar tid och bibehåller konsistens i dina uppsökande insatser. I den här guiden går vi igenom hur du skapar ett återkommande årligt arbetsflöde i din CRM för att effektivisera kommunikationen och förbättra engagemanget med din publik.

Trigger Setup

Börja med att välja den utlösare som fungerar bäst för dig. Vi kommer att använda triggern “Contact Tag” som exempel. För filtret, välj “Tag tillagd.” I det här exemplet använder vi taggen “Årsplan.” Detta betyder att arbetsflödet aktiveras när en kontakt taggas som medlem i Årsplanen.

Steg

Lägg till vilken första kommunikation du vill. För det här exemplet lägger vi till ett välkomstmeddelande.

Lägg till ett villkor för att kontrollera om kontakten fortfarande har den valda taggen.

📌OBS: Om taggen finns, fortsätt ner för “Ja”-sökvägen för att skicka kommunikationen.

Skickar meddelandet

På “Ja”-sökvägen, lägg till steg för att skicka ett textmeddelande och ett e-postmeddelande till kontakten. Anpassa innehållet i både text och e-post så att det passar ditt meddelande.

Vänta 365 dagar

När du har skickat meddelandena lägger du till ett “Vänta”-steg, ställer in det som en “Tidsfördröjning” och gör väntetiden till 365 dagar.

📌OBS: Detta säkerställer att arbetsflödet pausas i ett år innan medlemskapsstatusen kontrolleras igen.

Slinga arbetsflödet

Lägg slutligen till ett “Gå till”-steg i slutet av arbetsflödet. Konfigurera detta steg för att gå tillbaka till det ursprungliga “Vänta”-steget. Detta skapar en upprepad cykel, vilket gör att arbetsflödet kan köras årligen.

När det gäller att hålla kontakten med din publik håller ett årligt kommunikationsarbetsflöde dig steget före. Genom att automatisera processen är du fri att fokusera på att bygga starkare relationer medan din CRM tar hand om de repetitiva uppgifterna. Med rätt inställning kan detta arbetsflöde bli ovärderligt i din kommunikationsstrategi, hålla dina kontakter engagerade och dina kampanjer fungera smidigt.

Felsökningstips

• Arbetsflöde utlöses inte: Se till att kontakten är korrekt taggad och att det inte finns några stavfel i taggnamnet.
• Meddelanden skickas inte: Kontrollera innehållet och inställningarna för dina e-post- och textmeddelandesteg. Se till att de är korrekt konfigurerade för att skicka.
• Arbetsflödet upprepas inte: Kontrollera att “Gå till”-steget är korrekt inställt för att gå tillbaka till “Vänta”-steget.

Vanliga frågor

F: Kan jag anpassa meddelandeinnehållet?

– Ja, du kan helt anpassa text- och e-postinnehållet som skickas till dina medlemmar.

F: Vad händer om en kontakt inte längre är medlem?

– Arbetsflödet innehåller ett villkor för att kontrollera medlemsstatus. Om kontakten inte längre är taggad som medlem kommer inte arbetsflödet att skicka meddelandena.

F: Kan jag ställa in detta så att det körs oftare?

– Ja, du kan anpassa väntetiderna och villkoren för att passa vilken frekvens du önskar, till exempel månads- eller kvartalskommunikation.