Hur man skapar ett offentligt dokument

Offentliga dokument erbjuder en bekväm lösning för att dela och samla in signaturer på viktiga filer. Den här funktionen förenklar processen genom att du kan publicera dokument, dela dem med mottagarna och hantera deras svar effektivt. Nedan finns en guide som hjälper dig att komma igång med offentliga handlingar.

Skapa ett offentligt dokument

För att skapa ett offentligt dokument, navigera till avsnittet Dokument och kontraktsmallar i ditt konto.

Därifrån klickar du på Ny följt av Skapa offentligt dokument för att initiera processen.

Använd Document Builder för att lägga till de element du vill inkludera, och se till att ett kontaktsignaturfält läggs till. Kom ihåg att byta namn på dokumentet för att spegla dess syfte!

När du är klar sparar du och publicerar sedan ditt dokument.

Dela dokumentet

Efter publicering genererar du en unik länk för ditt dokument.

Kopiera länken för att dela den direkt med mottagarna, så att de kan komma åt dokumentet för att signera.

Signeringsprocessen

När mottagarna öppnar länken kommer de att uppmanas att ange sitt förnamn, efternamn och e-postadress för att komma åt dokumentet.

Varje mottagare måste sedan underteckna dokumentet som anger att de går med på att göra betalningen.

När de har slutfört signeringsprocessen skickas en signerad kopia automatiskt till dem för deras register och en faktura skapas i systemet. Kunden kommer att uppmanas att slutföra betalningen omgående; transaktionen kan dock skjutas upp till ett ömsesidigt överenskommet datum eller tidsram.

Hantera svar

Alla signerade dokument och mottagarsvar kan nås via avsnittet Svar. Detta gör att du kan granska och ladda ner de undertecknade dokumenten när som helst, vilket säkerställer att du har fullständig uppsikt över processen.

Avpublicerar dokument

Om du inte längre vill ta emot signaturer på ett visst dokument kan du avpublicera det i mallbyggaren. Detta stoppar omedelbart alla ytterligare inlämningar och säkerställer att dokumentet inte längre är tillgängligt för signering.

📌Obs: Du måste också avpublicera mallar för att ändra dem.

Arbetsflödesintegration

Mallar som används som offentliga dokument förblir fullt fungerande inom arbetsflöden. Detta innebär att du kan fortsätta använda samma mallar för automatiseringsändamål utan några avbrott eller ytterligare konfigurationer.

Offentliga dokument gör det enkelt att dela, signera och hantera viktiga filer. Med sin sömlösa integration och effektiva hanteringsverktyg låter den här funktionen dig effektivisera din signaturinsamlingsprocess samtidigt som du behåller full kontroll över dina mallar och svar.