Ange utgångsdatum på Certificates

Funktionen för utgångsdatum i Certificates låter administratörer sätta utgångsdatum för certifikat som utfärdas till användare, vilket ger större kontroll och hantering av certifikatets giltighet. Utgångsdatum kan konfigureras antingen på mallnivå eller på enskilt certifikatnivå, vilket ger flexibilitet utifrån organisationens behov. Den här artikeln beskriver funktioner, fördelar och bästa praxis för att använda utgående certifikat effektivt i ditt system.

Viktiga funktioner och fördelar

• Flexibilitet: Sätt utgångsdatum på mallnivå för konsekvens, eller anpassa utgångsdatum för enskilda certifikat vid behov.
• Automatiserad hantering: När datumet är satt hanterar plattformen automatiskt certifikatets utgång, begränsar användaråtkomst till utgångna certifikat och skickar påminnelsemejl före utgång.
• Efterlevnad och kontroll: Säkerställ efterlevnad av interna policyer eller regulatoriska krav genom att hantera certifikatets giltighet effektivt.

Öppna Certificate Builder 

Du kan skapa och hantera certifikat genom att gå till fliken Credentials under avsnittet Memberships.

Fliken Template visar alla certifikat och badges som skapats i ditt CRM.

Ange utgångsdatum

Klicka på åtgärdsikonen med tre prickar bredvid önskad certifikatmall och välj “Set Expiry”. 

Byt det valda alternativet till Select a date.

Välj önskat utgångsdatum för certifikat som genereras från den här mallen. Datumet gäller för alla certifikat som skapas med mallen, om det inte åsidosätts på enskilt certifikatnivå.

För att skicka påminnelsemejl aktiverar du alternativen för Reminder emails och anger antal dagar före utgång då mejlen ska skickas. Slutför sedan processen genom att klicka på knappen “Set Expiry”. 

Utfärdat certifikat

Efter att du har utfärdat ett certifikat till en användare kan du gå till fliken Issued Certificates för att se certifikat som mottagarna redan har fått.

Ange utgångsdatum

Du kan anpassa utgångsdatumet för det specifika certifikatet genom att klicka på åtgärdsikonen med tre prickar och hitta alternativet för att ange utgångsdatum. 

I popup-fönstret kan du välja att aldrig låta certifikatet gå ut, låta det gå ut omedelbart, eller välja ett datum för utgång.

Om du valde alternativet “Select a date” behöver du manuellt välja utgångsdatumet.

Du kan också skicka påminnelsemejl som informerar mottagarna om när deras utfärdade certifikat går ut.

Spara ändringar

När du har valt utgångsdatum sparar du ändringarna genom att välja knappen “Set Expiry Date”. Det säkerställer att utgångsinställningarna tillämpas korrekt på certifikatmallen eller det enskilda certifikatet.

Med anpassningsbara utgångsdatum och påminnelser kan du behålla efterlevnad, hålla mottagarna informerade och effektivisera certifikathantering både på mall- och individnivå.

Vanliga frågor

Q: Kan användare fortfarande komma åt utgångna certifikat? 

Nej, när ett certifikat har gått ut kan användare inte längre förhandsgranska eller komma åt det. Kommunicera utgångsdatum och förnyelseprocesser i god tid.

Q: När skickas påminnelsemejl för certifikatutgång? 

Påminnelsemejl kan anpassas till önskade intervall. Användare i CRM:et kan justera inställningarna efter sina preferenser.

Felsökningstips

Certifikatets synlighet: Om användare rapporterar att de inte kan förhandsgranska certifikat, kontrollera utgångsinställningarna och se till att certifikaten ligger inom giltighetsperioden.