Så låter du flera användare ta emot inkommande samtal

Att hålla kontakt med dina kunder är nyckeln till att växa ditt företag; det låter dig skapa en bra kundupplevelse och behålla ett starkt rykte. Inkommande samtal är det bästa sättet för kunder att nå ditt team, särskilt i större team, så att alla teammedlemmar meddelas när kunderna hör av sig är avgörande för deras nöjdhet.

Konfigurera mottagning av samtal för flera användare

För att konfigurera ditt telefonsystem så att flera användare ringer vid inkommande samtal går du till fliken “Phone Numbers”, väljer de tre prickarna bredvid numret du vill konfigurera och klickar på “Edit Configuration.”

Byt till fliken Call Forwarding.

Scrolla ner och markera rutan bredvid “Ring more Team Members.”

Välj de teammedlemmar som ska ringas i rullgardinsmenyn.

Justera inställningarna ‘Incoming Call Timeout’ och ‘Outgoing Call Timeout’ efter teamets behov.

Klicka slutligen på Save när du är nöjd med dina inställningar.

Vidarebefordra samtal till mobil- och webbappar

Du kan vidarebefordra samtal till mobil- och webbapparna för att öka teamets tillgänglighet ytterligare genom att gå till avsnittet My Staff i dina kontoinställningar och välja den teammedlem du vill konfigurera.

Byt till “Call and Voicemail Settings.”

Markera rutan bredvid Mobile App, Web App eller båda, och klicka sedan på Save.

Det säkerställer att teammedlemmar kan ta emot samtal även när de inte är vid sina skrivbord.

Prioritet för inkommande samtal 

När ditt team har interagerat med en kontakt kan du omdirigera deras inkommande samtal till en specifik agent. Så här gör du: 

Gå till fliken Additional Settings under Phone System i dina settings och klicka på Additional Settings.

Öppna fliken Voice Calls och välj avsnittet Inbound Call.

Markera rutorna för att låta det inkommande samtalet gå till kontaktens tilldelade agent; om de är avmarkerade går samtalet istället till agenten som är kopplad till det uppringda numret.

Felsökning

Samtal routas inte till alla användare: Se till att alla valda teammedlemmar har rätt behörigheter och att deras individuella inställningar tillåter samtalsmottagning.

Fördröjning i samtalsmottagning: Kontrollera inställningen ‘Incoming Call Timeout’ och justera den vid behov för att minska eventuella fördröjningar.