Så automatiserar du community-hantering med Workflow Trigger och Actions

Att hantera din community och säkerställa en smidig användarupplevelse handlar ofta om automation. Payment Received Workflows låter dig effektivisera onboarding för nya medlemmar, hantera prenumerationsproblem och engagera din community på ett effektivt sätt. I den här guiden går vi igenom hur du sätter upp workflows för betalningskvitton, medlemsåtkomst och uppföljande engagemang med hjälp av verkliga exempel.

Skapa ett nytt Workflow

Börja med att gå till sektionen Workflows i ditt CRM. Du kan antingen skapa ett nytt workflow från grunden eller välja en befintlig mall som passar dina behov.

Skapa Trigger

Klicka på knappen Add New Trigger, gå till sektionen ”Payments” och välj Payment Received som din trigger. Då kan du automatiskt lägga till nya medlemmar i din community när betalning mottas.

Lägg till filter för att ange vilken produkt den här triggern gäller. Välj till exempel ”Global Product” och ange sedan din produkt, som ”Communities - Example Group.”

Filter för lyckade betalningar

Triggers avgör när ett workflow aktiveras. Använd triggern ”Payment Received” för att automatisera medlemsåtkomst. Lägg till ett andra filter för Payment Status och sätt det till Success. Då aktiveras workflowet endast för genomförda betalningar.

Till exempel: Med Communities - Example Group, lägg till ett andra filter för ”Payment Status” och sätt det till ”Success”. Då aktiveras workflowet endast för genomförda betalningar.

Lägg till uppföljande Actions 

Grant Group Access

Klicka på knappen ”+”, sök och lägg till actionen ”Grant Group Access”. Den här actionen ger automatiskt en användare åtkomst till gruppen så snart betalningen mottagits.

Välj din grupp i listan för att ge åtkomst till nya betalande medlemmar.

Välkomstmail

Du kan valfritt lägga till en action som skickar ett välkomstmail med viktig information om gruppen till nya medlemmar.

• Du kan ställa in det här mailet via workflow-automation eller via e-postinställningarna i klientportalen.
• Om du väljer att skicka välkomstmailet i workflowet, se till att anpassa mailet med custom values, till exempel inloggningsuppgifter eller detaljer om gruppåkomst.

Hantera återkallad medlemskap

Härnäst går vi igenom hur du hanterar situationer där en medlem avbokar sin prenumeration eller där betalningen misslyckas. Börja med att klona det workflow du just skapat genom att klicka på de tre prickarna bredvid det och välja Duplicate workflow.

Ändra Trigger för misslyckade betalningar

Justera filtret ”Payment Status” i din trigger till ”Failed” för att rikta in dig på misslyckade transaktioner.

Actionen Revoke Group Access

För att ta bort medlemmar vars betalningar inte gick igenom, ersätt actionen ”Grant Group Access” med ”Revoke Group Access.”

Använda Access Grant Trigger

Avslutningsvis tittar vi på hur du kan engagera nya medlemmar ytterligare genom att använda beviljad åtkomst som trigger för ytterligare actions.

Triggern Group Access Granted

Använd triggern ”Group Access Granted” och lägg till ett filter för att ange din grupp.

Actionen Add a Tag

Lägg till en action som taggar nya medlemmar, till exempel med ”New Lead.” Det hjälper dig att organisera och identifiera medlemmar i CRM:et. Lägg till en ny tagg genom att skriva taggens namn eller välja en befintlig tagg i dropdown-listan.

Engagement Actions

Överväg att lägga till actions som skickar SMS eller e-post till nya medlemmar, för att uppmuntra dem att engagera sig i communityn eller utforska ytterligare produkter.

Att sätta upp Payment Received Workflows är ett viktigt steg för att hantera medlemskap och hålla din community levande. Genom att automatisera åtkomst, uppföljningar och återkallelseprocesser kan du öka medlemsnöjdheten och behålla en professionell image. 

Felsökning och Vanliga frågor

Q: Vad händer om en medlems betalningsstatus ändras till lyckad efter att åtkomsten återkallats?

• A: Du kan skapa ett ytterligare workflow som ger åtkomst igen när betalningsstatusen återgår till lyckad.

Q: Kan jag anpassa välkomstmailet?

• A: Ja, CRM:et tillåter full anpassning av e-postmeddelanden, så du kan skräddarsy budskapet efter din communitys ton och varumärke.