Så lägger du till utgångsdatum för Documents & Contracts

I dagens snabba affärsmiljö är snabb hantering av dokument inte bara best practice – det är en nödvändighet. Funktionen Document Expiry låter avsändare sätta ett utgångsdatum på sina dokument, så att mottagare inte längre kan signera eller fylla i dokumentet när utgångsdatumet har passerats. Det säkerställer att föråldrade eller inaktuella avtal inte behandlas efter att de blivit irrelevanta, och hjälper team att upprätthålla deadlines och behålla operativ kontroll. Läs vidare för att lära dig hur du konfigurerar det här värdefulla verktyget för dina dokument.

Så fungerar det

Du kan aktivera Document Expiry för alla dokument eller konfigurera det per dokument. Den flexibiliteten låter dig styra var och när utgångsinställningarna gäller, beroende på dina organisatoriska behov. Som standard är expiry avstängt tills du väljer att aktivera det.

Tillämpa global utgångstid

För att aktivera Document Expiry för alla dokument, navigera först till inställningarna för Documents & Contracts under fliken Payments.

Öppna sedan fönstret Document Settings och scrolla till skärmen Expiration Settings.

Börja med att aktivera funktionen genom att ställa omkopplaren till ON (1). Ange sedan antalet dagar systemet ska vänta innan ett dokument anses inaktuellt, och välj om ett e-postmeddelande ska skickas till signerare en dag före utgång (2). När du är nöjd med inställningarna, klicka save för att tillämpa ändringarna på alla nya dokument (3).

Sätta utgångstid för enskilda dokument

Att sätta ett utgångsdatum för ett enskilt dokument är enkelt. Hitta först dokumentet i listan och klicka på dess namn för att öppna dokumenteditorn.

I editorn klickar du på trepricksmenyn uppe till höger och väljer alternativet “Add Expiry” i rullgardinsmenyn.

Precis som med de globala utgångsinställningarna, aktivera funktionen och ange antalet dagar efter vilka dokumentet ska gå ut, och klicka sedan Apply för att behålla dina ändringar. 

Genom att lägga in utgångsinställningar i dina dokumentprocesser ger du teamet möjlighet att ligga steget före deadlines och behålla större kontroll över kritiska avtal. Börja använda Document Expiry idag för att effektivisera driften och minska risken för föråldrad dokumentation.

✍️Viktiga obs

• När ett dokument når sitt utgångsdatum markeras det automatiskt som Expired. Mottagare förhindras från att vidta ytterligare åtgärder och får ett informativt meddelande som uppmanar dem att kontakta avsändaren för nästa steg. Det minskar förvirring och säkerställer ansvarstagande.
• Du kan anpassa ämnesrad och innehåll i påminnelsemejl i Documents and Contracts Settings så att de matchar ditt varumärkes röst och ton, och ger mottagarna en smidig och professionell upplevelse.
• Nedräkningen börjar så snart dokumentet skickas, och den respekterar din locations tidszon för precision.