Anpassa e-post- och SMS-aviseringar för fakturering

Företag skickar ofta ut aviseringar till kunder om fakturor. De här aviseringarna kan vara e-postmeddelanden eller textmeddelanden och fungerar som viktiga kommunikationsverktyg i ekonomiska transaktioner.

Funktionen är också praktisk för företag som vill hålla kunderna välinformerade och nöjda samtidigt som de behåller sin varumärkesimage. Genom att anpassa de här aviseringarna kan du effektivisera faktureringsprocessen och göra ekonomiska transaktioner smidigare och mindre krångliga.

Typer av aviseringar

Fyra huvudtyper av aviseringar kan anpassas:

1. Email Notifications to Customers: Det här är e-postmeddelanden som skickas till kunder för att informera dem om deras fakturor.
2. SMS Notifications to Customers: Kunderna får textmeddelanden med information om sina fakturor.
3. Email Notifications to Account Users: Användare inom ditt CRM-konto får e-post om fakturor.
4. SMS Notifications to Account Users: Liknande ovan, men levereras via textmeddelanden.

Du kan använda tabellen nedan som guide när du anpassar dina Invoice-aviseringar.

Så här anpassar du aviseringar

Följ dessa steg för att anpassa aviseringarna:

Skapa mallar för Invoice-aviseringar

Börja med att bygga mallar för dina aviseringar. För e-post gör du det genom att gå till Marketing > Emails > Templates.

I mallarna kan du ändra innehållet, till exempel text, typsnitt, färger och design. Anpassa dem efter ditt företags stil och varumärke.

För SMS-meddelanden går du till Marketing > Snippets > Add Snippet > Add Text Snippet.

I Text Template-snippeten kan du lägga till innehåll som ord, Custom Values, Trigger links och bifoga filer efter eget val. Anpassa dem efter ditt företags stil och varumärke.

📌Obs: Du kan testa SMS:et genom att lägga till ditt telefonnummer och skicka ett testmeddelande.

Dessutom kan du lägga till specifika fakturauppgifter, till exempel kundens namn och adress, totalbelopp att betala, förfallodatum och en länk till själva fakturan. Om du har olika typer av kunder kan du skapa unika mallar för varje grupp. På så sätt kan dina meddelanden anpassas bättre efter deras behov.

När du har skapat din SMS- eller e-postmall konfigurerar du aviseringarna i avsnittet för fakturainställningar.

Konfigurera aviseringar

Under fliken Payments går du till rullgardinsmenyn Invoices & Estimates och väljer All Invoices. Därifrån hittar du knappen Settings längst upp till höger på skärmen.

Börja med att ställa in namn och e-postadress som alla fakturor ska skickas från. De här inställningarna gäller för både kund- och teamaviseringar, och för alla fakturor som skickas från systemet.

Därefter kan du välja de mallar du har skapat för varje typ av avisering (e-post eller SMS) och för varje mottagartyp.

Förutom att byta Email/SMS-mall till din egen anpassade mall kan du också anpassa ämnesraden med custom values för ytterligare personalisering.

När du har valt dina mallar och konfigurerat dina aviseringar, kom ihåg att spara dina inställningar.

Sammanfattningsvis låter den här funktionen företag skapa personliga och informativa aviseringar för sina faktureringsbehov. Det är ett värdefullt verktyg för företag som vill förbättra kommunikationen med kunder och effektivisera sina ekonomiska processer.

📌 Viktiga anmärkningar

• Du kan inte ändra ämnesraden för e-postmallar i Invoice-inställningarna.
• Du kan använda “Invoice Custom Values” för att automatiskt fylla i relevant information i mallarna.