Hur man använder Opportunity Custom Values i Terms & Notes för invoices och estimates

Med möjligheten att hämta Opportunity Custom Values direkt in i dina invoice- och estimate-mallar kan du sömlöst integrera opportunity-specifik data i avsnittet “Terms & Notes”. Den här funktionen säkerställer att dina invoices och estimates alltid fylls med den mest aktuella informationen och eliminerar behovet av manuell datainmatning. Dessutom uppdateras fält i invoices och estimates automatiskt med de senaste opportunity-detaljerna när de skickas, oavsett om det utlöses från en workflow eller från Opportunity-skärmen.

Så fungerar det

Lägga till Opportunity-fält i Invoices & Estimates

Navigera till avsnittet Templates inom fliken Invoices & Estimates och välj att skapa eller uppdatera en invoice eller estimate. 

Hitta funktionen Terms and Conditions under Additional Options och aktivera den för att ange önskad information. Klicka sedan på ikonen Custom Values och välj det relevanta fältet från menyn Opportunity Details.

När du är nöjd med din mall sparar du den för att behålla dina ändringar!

Använda Invoice/Estimate-mallar i en Workflow

Nu när du har skapat din invoice/estimate-mall med dina opportunity custom fields kan du automatisera processen för att skicka dem till dina kunder. 

I din workflow väljer du lämplig opportunity-trigger, till exempel Pipeline stage change eller Opportunity status change.

Lägg till en åtgärd Send Estimate/Invoice och välj mallen som innehåller opportunity-fälten.

Se till att spara åtgärden och publicera workflowen för att börja automatisera din process!

Skapa en Invoice/Estimate från ett Opportunity-kort

Opportunity-detaljer kan också fyllas i när en invoice/estimate skapas från ett opportunity-kort. För att göra det går du till Opportunities och väljer en opportunity från grid-/listvyn. Detta öppnar opportunity-kortet som innehåller allt du behöver veta om dina opportunities!

Öppna sedan avsnittet Payments och välj att Create an Invoice/Estimate genom att välja det lämpligaste alternativet från rullgardinsmenyn Actions.

I avsnittet Terms & Notes infogar du önskat opportunity-fält (t.ex. {{opportunity.assigned_to}).

Klicka på Send för att generera och skicka invoice eller estimate.

Genom att automatiskt fylla invoices och estimates med live opportunity-data minskar den här funktionen manuell inmatning, förbättrar noggrannheten och säkerställer att din dokumentation alltid är konsekvent och uppdaterad. Det är ett kraftfullt verktyg för företag som vill spara tid och effektivisera sina processer.

Praktiskt exempel 

Om du har ett anpassat fält som heter “tshirt” och använder {{opportunity.tshirt}} i mallens avsnitt Terms & Notes kommer invoice eller estimate automatiskt att inkludera rätt t-shirtstorlek eller detaljer när en pipeline stage uppdateras.