Så lägger du till signaturer i dokument och kontrakt

Det första steget för att generera dokument och kontrakt är att skapa en mall i CRM:et. Det här avsnittet guidar dig genom processen att sätta upp en mall som kan anpassas och återanvändas för olika kunder och projekt.

Öppna mallsektionen

I sektionen Payments öppnar du rullgardinsmenyn Documents & Contracts och väljer Templates för att komma igång.

När du är i Templates-sektionen klickar du på knappen + New för att skapa en ny mall. 

Ge den ett namn som hjälper dig att identifiera den senare, till exempel “Master Template.” 

Anpassa din mall

Börja med att infoga din logotyp eller en ikon högst upp i dokumentet. Justera storlek och bakgrundsfärg så att de matchar ditt varumärke.

Klicka på “+-knappen” uppe till vänster på skärmen och dra och släpp image-elementet på sidan.

När du har kontraktet klart i ett dokument kopierar och klistrar du helt enkelt in det i din mall. Men innan du går vidare är det alltid klokt att se till att det har granskats noggrant av en juridisk expert. Det steget säkerställer att dokumentet täcker alla juridiska grunder och undviker framtida problem.

Lägga till signaturer i din mall

Om ditt dokument behöver signaturer måste du sätta upp dem som platshållare. Låt oss gå igenom hur du lägger till en eller flera signaturer. 

I mallen hittar du en sektion där du kan dra och släppa signaturblock. Lägg till ett för din kund och ett för ditt företag. Märk dem som Client Signature och Company Signature.

För företagssignaturen kan du tilldela fältet till avsändaren eller en specifik teammedlem. Välj det signaturfält du vill tilldela till avsändaren. Under Properties väljer du Sender som undertecknare. För kundens signatur lämnar du det tomt för tillfället; det fylls i när mallen används.

📌 OBS: I Workflows, även om du tilldelar ett fält till “Sender,” kopplas det till den affärsanvändare som senast redigerade dokumentet. Det beror på att workflows vanligtvis triggas av kontakter och kanske inte mappas till en specifik avsändare.

Lägg till så många signaturer du behöver och märk dem tydligt. Personens namn visas ovanför signaturfältet om du har valt kryssrutan för auto-fill.

Genom att infoga Date-elementet kan du ha saker som projektets startdag eller dagen då kunden skrev under kontraktet som en del av dokumentet. 

Om du behöver det datum då saker skrevs under kan du begränsa det till endast dagens datum, och du kan också begränsa datumen till endast tidigare eller framtida datum.

Använda din mall för en specifik kund

När din mall är uppsatt är nästa steg att anpassa den för en specifik kund. Klicka på Use Template uppe till höger för att generera ett nytt dokument för din kund. Det duplicerar din mall och behåller originalet intakt.

Klicka på signaturblocket (till exempel “Client’s Signature”). I panelen Properties till höger, under “To be signed by,” väljer du kontakten (kunden) i rullgardinsmenyn.

Tilldela rätt kontakt till varje signaturfält, till exempel kunden för “Client’s Signature” och ditt företag för “Company’s Signature.”

Innan du skickar iväg det, uppdatera eventuella kundspecifika detaljer, som produkter, avgifter eller extra villkor som bara gäller dem.

Felsökning och vanliga frågor

Q: Vad gör jag om jag behöver lägga till mer än två kundsignaturer?

• A: Du kan lägga till ytterligare signaturblock genom att klicka på ‘Add more recipient’ och märka varje block med respektive kunds namn eller roll.

Q: Hur säkerställer jag att min mall är juridiskt bindande?

• A: Se till att din kontraktstext granskas av en juridisk expert och inkludera ett avsnitt om erkännande av elektronisk signatur i din mall.

Q: Vad händer om jag tilldelar ett fält till “Sender” i ett workflow?

• A: I workflows, även om du tilldelar ett fält till “Sender,” kopplas det till den affärsanvändare som senast redigerade dokumentet. Det beror på att workflows vanligtvis triggas av kontakter och kanske inte mappas till en specifik avsändare.