Så importerar du kontaktanteckningar

Du kan importera anteckningar till en kontaktpost, men det finns två viktiga begränsningar:

1. Du kan importera en anteckning per importsession
2. Varje anteckning får vara max 5000 tecken

För att importera följer du därför stegen nedan:

Förberedelse

1. Exportera alla dina anteckningar från det andra systemet. Se till att du har en kolumn med kontaktens e-postadress eller telefonnummer som unik identifierare för varje anteckning.
2. Med Excel-formler slår du ihop alla anteckningar för varje kontakt så att du får en cell med den här strukturen: Varje rad är en kontakt, där kontaktens e-postadress finns i en kolumn och alla anteckningar för den kontakten är sammanslagna till en enda cell i nästa kolumn. Du kan använda Excel-formler för att åstadkomma det, och för att formatera så att varje anteckning separeras med mellanrum och datumstämplar så att den har den struktur du vill ha. Gör så att de nyaste anteckningarna ligger överst.
3. Eftersom det finns en gräns på 5000 tecken behöver vi dela upp längre anteckningar i nya celler. Använd Excel-formler för att se om någon enskild cell överskrider det, och om så är fallet klipp och klistra (eller använd formler) så att överskottet hamnar i nästa kolumn. Kalla den här kolumnen till exempel “Notes 2”. Upprepa processen för den kolumnen tills du inte har några fler celler med över 5000 tecken.

Import

Importera ditt blad med anteckningarna med den vanliga importfunktionen.

Mappa kolumnen Notes till “Notes” i importverktyget:

Om du har flera anteckningskolumner (eftersom de överskred 5000 tecken) upprepar du importen men väljer den här gången den andra kolumnen. Upprepa för varje kolumn tills du har importerat alla kolumner.

Du har nu importerat alla dina gamla anteckningar, och det kommer att se ut ungefär så här: