Översikt över fakturor

Fakturafunktionaliteten i ditt CRM låter dig sömlöst generera och hantera fakturor för ditt företag. Den integrerade funktionen gör det möjligt att utfärda fakturor direkt till dina kunder eller klienter med hjälp av de produkter du har skapat i ditt sub-account. Faktureringsdashboarden erbjuder realtidsstöd för flera valutor och ger korrekta finansiella insikter. Den konverterar fakturavärden från flera valutor till kontots basvaluta innan statistiken visas på dashboarden. 

Genom att centralisera skapande och hantering av fakturor i ditt CRM-system kan du effektivisera din faktureringsprocess, förbättra kundkommunikationen och enkelt behålla korrekta ekonomiska register. 

Om du använder fakturering utan Stripe Connect kan du se din status via dessa steg:

Gå till fliken Invoices & Estimates > All Invoices, där du ser listan över fakturor och deras statusar. 

📌Obs: Begränsningen med att använda fakturering utan Stripe Connect är att användaren behöver registrera betalningarna manuellt.

Skapa en ny faktura

Använd det här alternativet för att skapa en ny faktura. I nästa skärmbild går vi igenom varje element i processen för att skapa en faktura.​

One-time Invoice

För att skapa en engångsfaktura klickar du på knappen +New och sedan på New Invoice.

Recurring Invoice

Detta är en faktura som låter dig schemalägga fakturering av en kund regelbundet.

Navigera bland fakturor

Draft

Du kan bekvämt se antalet fakturor som för närvarande är i utkastläge, samt den sammanlagda summan från dessa fakturor, i den avsedda sektionen. 

Det ger dig en tydlig överblick över dina väntande transaktioner, så att du enkelt kan övervaka och hantera din faktureringsprocess, säkerställa att den slutförs i tid och förbättra den ekonomiska uppföljningen för ditt företag.

Due

Den här sektionen visar antalet fakturor som väntar på betalning och det sammanlagda värdet från dessa utestående fakturor. 

Genom att presentera den här informationen kan företag effektivt spåra och hantera sina kundfordringar, underlätta snabba uppföljningar med kunder och säkerställa ett stabilt kassaflöde för smidig verksamhet.

Received

I den här sektionen kan du se det totala antalet fakturor som har betalats framgångsrikt, tillsammans med den ackumulerade summan som mottagits från dessa transaktioner. 

Tillgång till den här datan gör det möjligt för företag att effektivt övervaka sina intäkter, utvärdera ekonomisk prestation och fatta välgrundade beslut om framtida strategier och tillväxtmöjligheter.

Unpaid/Overdue

Den här sektionen visar antalet fakturor som har passerat förfallodatumet, samt det utestående belopp som ännu inte mottagits från dessa förfallna transaktioner. 

Genom att visa den här viktiga informationen kan företag effektivt hantera sina kundfordringar, identifiera potentiella kassaflödesproblem och vidta lämpliga åtgärder för att återvinna uteblivna betalningar och behålla ekonomisk stabilitet.

Fakturafilter

Filter låter dig snabbt begränsa din fakturalista för att hitta precis det du behöver. Så här använder du dem:

By Date Range

För att filtrera efter datumintervall väljer du helt enkelt från- och till-datum för att visa fakturor inom en specifik kalenderperiod.

Search Bar

För att ytterligare förfina din sökning använder du sökfältet för att hitta specifika fakturor genom att ange uppgifter som fakturanummer, fakturanamn eller kundnamn.

Du kan enkelt filtrera dina fakturor med olika kriterier för att snabbt komma åt den information du behöver genom att klicka på rullgardinsknappen FILTER.

Där hittar du två rullgardinsmenyer,

• Invoice Status och,
• Payment Mode.

By Invoice Status

Du kan dessutom filtrera fakturor utifrån deras status, till exempel All, Draft, Sent, Overdue eller Paid. Det låter dig snabbt granska och hantera fakturor i olika steg av betalningsprocessen.

• All: När det här alternativet är valt visas alla fakturor du har skapat i din CRM-location.
• Draft: När du väljer det här alternativet öppnas alla fakturor som är i Draft-läge.
• Sent: Använd det här när du bara vill visa skickade fakturor.
• Overdue: Se snabbt hur många av de skickade fakturorna som är förfallna för betalning.
• Payment Processing: Visa fakturor som för närvarande bearbetas för betalning.
• Paid: Använd det här när du vill att systemet ska visa fakturor som är “Paid”.
• Partially Paid: Visar fakturor som delvis har betalats men fortfarande har ett utestående saldo.

By Payment Mode

Du kan också filtrera fakturor efter betalningsläge och välja mellan Live eller Test mode.

Fakturatabell

Här visas användbar information relaterad till varje faktura.

1. Name: Visar också namnet du har gett varje faktura.
2. Invoice Number: Visar det systemgenererade numret för varje faktura
3. Customer Details: Visar kundnamnet och den kontaktinformation du har sparat i ditt CRM.
4. Issue Date: Visar datumet när den aktuella fakturan skapades.
5. Amount: Se beloppet för var och en av fakturorna i listan.
6. Status: Visar statusen för varje faktura i listan; Overdue, Paid, Draft, osv.

Actions Menu

Actions Menu låter dig utföra olika uppgifter för enskilda fakturaposter i ditt fakturahanteringssystem.

Till höger om den faktura du vill använda klickar du på knappen med tre punkter för att visa en rullgardinsmeny med:

• Edit: Innan du skickar en utkastfaktura kan du ändra detaljer, till exempel artikelbeskrivningar eller belopp, för att säkerställa korrekthet.

📌Obs: Du kan endast redigera fakturor som sparats som utkast och som förfaller i framtiden.

• Copy Link: Låter dig kopiera länken för den valda fakturan i listan. Länken kopieras till urklipp där den kan publiceras. Att dela betalningslänkar med kunden hjälper dem att betala mer bekvämt.
• View Recurring Template: Du kan visa din fakturamall genom att klicka på den här knappen.
• Download: Låter dig ladda ner den valda fakturan till din lokala dator.
• Void: Låter dig markera fakturan som icke inkasserbar och ändra statusen till void
• Clone: Använd det här för att duplicera en av fakturorna så att du inte behöver börja om från början.
• Convert to Template: Omvandla en färdig faktura till en återanvändbar mall för framtida bruk
• Record Payment: Markera en faktura som betald när du tar emot betalning. Du kan registrera betalningar gjorda med Contacts kredit- eller betalkort, samt manuellt ange betalningar som mottagits kontant, via check eller på andra sätt.

Sammanfattningsvis gör fakturafunktionen i ditt CRM faktureringen enkel och effektiv, så att du kan behålla ett stabilt kassaflöde och stärka dina kundrelationer. 

Om du vill fördjupa dig ytterligare kan du utforska våra andra artiklar om att skapa och optimera fakturor. De är fulla av insikter som hjälper dig att navigera den här viktiga delen av din verksamhet!

Vanliga frågor

Q: Vad är funktionen för realtidskonvertering av flera valutor?

• A: Dashboarden stöder nu realtidskonvertering av valutor och konverterar alla fakturor till sub-accountets basvaluta innan totalerna sammanställs.

Q: Hur fungerar realtidskonvertering av valutor?

• A: Om din basvaluta är USD konverteras fakturor i andra valutor, till exempel CAD, till USD i realtid med aktuella växelkurser. Det säkerställer korrekt statistik på dashboarden.

Q: Varför är den här funktionen viktig?

• A: Tidigare var statistiken felaktig eftersom värden summerades utan korrekt valutakonvertering. Nu elimineras avvikelserna och ger precisa ekonomiska data.

Q: Var kan jag se statistiken för realtidskonvertering av flera valutor?

• A: Navigera till dashboarden Invoices & Estimates för att se den uppdaterade statistiken.

Q: Uppdaterar systemet valutakonverteringar automatiskt?

• A: Ja, alla konverteringar sker i realtid, så att din dashboard speglar de mest korrekta totalerna.