Betalningsinställningar för fakturor och offerter

En stor del av att driva ett företag är att ta emot betalningar, och två vanliga sätt att göra det är genom att skicka fakturor och lämna offerter. Fakturor hjälper dig att ta emot betalningar från kunder efter en försäljning eller tjänst, medan offerter ger kunderna en uppfattning om de förväntade kostnaderna innan de förbinder sig. Du kanske är van vid det vanliga tillvägagångssättet för att skapa fakturor och offerter: lägga till kundens och artiklarnas information och skicka ut dem.

Ditt CRM har dock funktioner som gör både fakturerings- och offertprocessen enklare för dig och dina kunder. Låt oss gå igenom hur du ställer in dem.

Komma åt inställningar för Invoice & Estimate

Gå till fliken Invoices & Estimates i avsnittet Payments. Inuti klickar du på knappen Settings för att komma åt olika konfigurationer.

När du är inne i Invoice & Estimate Settings hittar du flera alternativ som låter dig ändra hur dina fakturor och offerter fungerar:

Payment Settings

• Estimate Expiry Days: Du kan ställa in antalet dagar innan en offert går ut genom att justera Estimate Expiry Days.
• Estimate Prefix: Använd dessutom Estimate Prefix för att tilldela ett unikt prefix som hjälper dig att skilja olika offerter i ditt system.
• Invoice Due Date: Detta fyller i förfallodatumet i skapade fakturor som standard. Om du har en standard- eller lagstadgad tidsram för dina fakturor kan du undvika besväret att ställa in det varje gång genom att göra det här. Och även om förfallodatumet kan ändras direkt i fakturan vid behov gäller ändringarna endast den fakturan.
• Invoice Prefix: Använd Invoice Prefix för att skilja mellan olika fakturor i ditt system.

Hantera standardbetalningsmetoder för Stripe

Du kan konfigurera endast banköverföringar som betalningsalternativ för fakturor, vilket gör det enklare att erbjuda föredragna metoder till kunder.

Kunder kan betala via en giltig betalningsmetod eller via SEPA- och ACH-banköverföringar. För närvarande stöder den här funktionen Stripe för ACH (Automated Clearing House) och SEPA (Single Euro Payments Area)-överföringar. När det är aktiverat ser kunderna endast banköverföringsalternativet under betalningen.

📌Obs: Den här betalningsmetoden är inte tillgänglig för fakturor i valutor som inte stöds av dessa betalningsmetoder.

Partial Payments

Partial Payments låter dina kunder betala delar av en faktura istället för att begränsas till en hel betalning, samtidigt som du fortfarande har viss kontroll över hur mycket. Med det här behöver du inte oroa dig för att ta emot mikrotransaktioner, vilket förbättrar andelen lyckade kundbetalningar.

För att aktivera det slår du på växeln och ställer in den lägsta procentsats du är villig att få betalt varje gång.

Client View

När fakturan skickas ser kunderna en pennikon bredvid beloppet. När de klickar på den kan de redigera beloppet som ska betalas.

📌Obs: För återkommande fakturor är delbetalning endast tillgänglig på fakturor med automatisk betalning inaktiverad, eller på den första betalningen av fakturor med automatisk betalning aktiverad.

Charge Late Fees

Det här alternativet låter dig debitera kunder en extra procentsats för att överskrida förfallodatumet för betalningen. För att lära dig hur du hanterar det, läs “How to Set Up Late Fees on Invoices.”

Tip Payments

Aktivera Tips för att låta kunder uttrycka uppskattning för dina tjänster genom att lämna en valfri dricks. Du kan ställa in standardalternativ för dricksprocent som de kan välja bland, eller så kan de ange ett eget belopp.

För att aktivera det slår du på växeln och ställer in de procentsatser du vill erbjuda som standard.

När kunderna betalar är Tip valfritt och de kan snabbt välja mellan de angivna alternativen, lägga till sitt eget belopp eller None.

Slutföra konfigurationen

När du är nöjd med alla de här inställningarna klickar du på knappen Save. De här inställningarna gäller för alla framtida fakturor och offerter du skapar. Om affärspolicyn ändras kan du alltid komma tillbaka och justera dem.

Att ställa in de här funktionerna sparar tid och ansträngning, eftersom de gäller globalt för alla dina fakturor och offerter framöver. 

Vanliga frågor

Q: Varför skickas inte mina fakturor eller offerter?

• A: Kontrollera att en betalningsgateway är integrerad. Gå till fliken Integrations för att verifiera om din betalningsgateway är ansluten. Om den inte är det, anslut den innan du fortsätter.

Q: Behöver jag återbetala dricksen separat när jag återbetalar en faktura?

• A: Nej, du kan återbetala hela fakturabeloppet, inklusive eventuell dricks.

Q: Hur aktiverar jag endast banköverföringar för en faktura?

• A: Öppna fakturan, klicka på menyn med tre punkter, välj Manage Payment Methods och slå på Bank Transfers Only.

Q: Kan jag anpassa betalningsmetoder för enskilda fakturor utan att påverka globala inställningar?

• A: Ja, du kan ändra betalningsmetoder per faktura samtidigt som den globala konfigurationen förblir intakt.