Så lägger du till WhatsApp-media i Documents

WhatsApp-konversationer innehåller ofta mer än bara meddelanden. Kunder delar regelbundet foton, videor, PDF-filer och dokument som är avgörande för försäljning, support och långsiktiga relationer. Fram till nyligen försvann dessa filer automatiskt på grund av WhatsApps inbyggda utgångstider. Nu är WhatsApp-media i ditt CRM tillförlitligt, långlivat och enkelt att hantera. Viktiga filer lagras säkert och kan finnas tillsammans med dina kunduppgifter – så att ingenting går förlorat.

Viktiga punkter 

• WhatsApp-media sparas automatiskt i 1 år
• Du kan manuellt spara WhatsApp-filer i en kontakts Documents-mapp

Låt oss gå igenom detta i enkla termer.

WhatsApp-media sparas i 1 år

All WhatsApp-media lagras automatiskt i CRM:et i upp till ett helt år – ingen konfiguration krävs.

Detta inkluderar:

• Inkommande media: Filer som kunder skickar till ditt företag, till exempel foton, videor, PDF-filer och dokument.
• Utgående media: Filer som ditt företag skickar till kunder, till exempel fakturor, offerter, broschyrer och bilder.

När filen kommer via WhatsApp sparas den säkert i ditt CRM innan WhatsApp tar bort åtkomsten till den.

Varför det här är viktigt

WhatsApp har strikta begränsningar för hur länge mediefiler är tillgängliga:

• Inkommande media går ut efter 7 dagar.
• Utgående media går ut efter 30 dagar.

När dessa gränser nås kan filerna inte återställas. Det leder ofta till saknade dokument, bruten konversationshistorik och onödig frustration.

Ditt CRM lagrar WhatsApp-media innan den går ut på WhatsApp, så att du kan komma åt den i ett helt år – även efter att WhatsApp har tagit bort den.

“Add to Documents” för WhatsApp-media

Utöver den automatiska lagringen har du mer kontroll över viktiga filer.

Du kan spara WhatsApp-bilagor direkt i en kontakts Documents-mapp med alternativet “Add to Documents”.

Det fungerar för både inkommande och utgående WhatsApp-media.

Så fungerar det

Klicka på valfri WhatsApp-mediebilaga i konversationen och välj sedan Add to Documents i åtgärdsmenyn.

Filen sparas direkt i kontaktens Documents-sektion. Låt oss klicka på den fliken.

Välj de tre prickarna bredvid filnamnet för att ladda ner eller förhandsgranska den.

Om du tidigare har använt bilagor med e-post eller SMS känns det här bekant. Upplevelsen är medvetet konsekvent mellan kanalerna.

Med automatisk mediabehållning i ett år och möjligheten att spara filer direkt till Documents blir WhatsApp-konversationer lika pålitliga som e-post. Ditt team kan arbeta tryggt i vetskapen om att viktiga filer bevaras, organiseras och alltid är tillgängliga när ni behöver dem.